合同处置：CFO 最易忽视的财务杠杆

以下为 West Monroe 合伙人 Nate Buniva 的客座文章，观点仅代表作者个人。

一家大型组织正在剥离其规模可观的业务部门。买方为私募股权公司，计划将新公司作为独立实体运营。在过渡服务协议（TSA）期间，被剥离的业务将使用卖方许可下的 Microsoft 365。这为双方提出了重要考量：卖方能否将权利转让给新公司？卖方能否根据交易后规模缩小而重新谈判许可？这对新业务的未来发展是否是正确的解决方案？

现在，将此情景乘以数百甚至数千份管理两家公司运营所需技术和服务的合同。所采取（或未采取）的决策可能对成本、盈利能力、合规性、运营稳定性等产生重大影响。具体潜力取决于具体情况，但我们观察到成本降低可达40%至60%。即便如此，合同处置在许多并购中仍是最被忽视的财务和协同效应杠杆之一。

并购或分拆创造了难得的机会，可以重新审视现有协议、重新谈判合同、削减搁浅成本、最大化采购能力并寻找新的供应商，从而带来可观的节省并释放协同效应。然而，合同分析和处置常常让位于完成交易和整合或建立运营。

在经济不确定性中，成本效率是首要任务，财务高管应确保合同分析在交易中处于核心位置，而非事后考虑。

理解可能性

在上述分拆情景中，TSA赋予新公司在协议期间（通常约一年）使用现有技术的权利。这给了双方一些时间来深入研究并决定如何处理关键合同。卖方可能实现直接节省并避免成本。

例如，通过调整合同规模以削减不再需要的许可费用，谈判更有利的条款或定价，或将多余许可重新用于其他用途。买方有机会为其战略创造最佳环境，推动更快的价值创造。

合同处置在合并情景中同样重要。例如，买方可能利用增加的数量获得更优定价。

潜力不仅限于信息技术。然而，根据我们的经验，IT通常是支出最重的领域之一，且往往是TSA中最复杂的部分——它是最难拆分或合并的，需要大量努力以确保运营连续性。这种复杂性既带来紧迫性也带来机会：与IT相关的合同应作为分析的首要优先事项，因为它们通常具有最大的即时和持久影响潜力。

问题：许多公司合同管理不善

交易团队通常对相关支出有良好把握，但可能不会仔细审视合同处置带来的成本削减机会，因为这需要大量时间。

中大型组织可能拥有数百甚至数千份适用合同。每项技术——从桌面应用如 Microsoft 365 和 DocuSign，到财务和客户关系管理的企业软件应用，再到如 CDW 等硬件经销商——都涉及合同，且通常包含在更大的总括协议中。

根据我们的经验，很少有组织维护这些合同的集中存储库。即使有，也往往缺乏结构化的中央数据库或电子表格，无法捕获关键合同细节，如支出、续约条款、结束日期和终止条款——这些是全面视图的关键信息。在极端情况下，我们见过公司向供应商索取副本。大多数组织介于两者之间。

此外，许多公司对许可的实际使用情况缺乏可见性——这可能成为浪费的重要来源，例如，如果为10,000名用户支付软件许可，但只有1,500人积极使用该应用。

收集和评估这些洞察是高度手动的工作，而同时还有许多其他任务需要完成。

动员以实现最大影响

理想情况下，组织应提前做好基础工作，并在交易可能性出现时做好准备。无论如何，以下是最大化合同处置潜力的一些关键点。

让合适的人员参与。合同处置应是一项跨职能工作，需要法律、IT、采购、财务和交易团队的投入。财务应在指导委员会中积极发挥作用，以确保与成本和盈利目标保持一致。

收集和审查合同。如果您的组织涉及交易，无论是买方还是卖方，指派专人开始收集和分析合同，以了解权利、定价结构和控制权变更条款。在这里，生成式AI工具可能有助于减轻一些负担。这也是建立正式合同存储库的好机会，如果您还没有的话。

确定合同服务的实际使用情况。评估相对于合同许可，实际有多少人使用技术同样耗时。创建主使用报告以促进决策。

优先处理处置机会。如果您是卖方，上述分析将有助于确定处置合同（TSA、转让、实体拥有等），以及调整规模或重新谈判以反映未来运营。如果您是买方，这可能是一个机会，为更大的整合后组织谈判更有利的定价。

执行处置策略。不要低估涉及的工作量。供应商沟通应有计划且深思熟虑。在开始讨论之前，了解权利、条款和条件以及其他细节至关重要。在经济繁荣时期，您可能能够与战略供应商“达成协议”。在经济困难时期，供应商可能不太愿意偏离书面条款。在涉及许多合同时，建立跟踪机制以了解所捕获的价值是个好主意。

不要错失良机

随着投资者和管理团队寻求在不确定市场中推动回报，合同处置是一个隐藏的、显而易见的重大价值杠杆。交易和财务团队应主动审视合同，以发现协同效应和减少或避免成本的机会，并谈判符合未来目标的新协议。

然而，由于时间压力和涉及的努力，很少有组织给予合同处置应有的关注。那些以战略性和彻底的方式处理这一努力的组织——遵循上述策略——不仅能够影响当前的财务表现，还能为未来道路增加敏捷性和韧性。